Personalakte Unterlagen

 

Jeder Angestellte der einen Arbeitsvertrag unterzeichnet, gibt seiner Firma eine gewisse Menge Informationen über seine Person. Diese Daten werden gelegentlich auch vom Arbeitgeber benötigt. Sie sind sozusagen ein biografischer Auszug aus dem Leben des Mitarbeiters. Diese Personalakte wird mindestens solange verwahrt wie das Arbeitsverhältnis dauert. Diese Akte ist selbstverständlich sehr vertraulich und alle Personalakten einer Firma müssen unter Verschluss aufbewahrt werden. In der heutigen Zeit werden die Daten aber auch hier immer öfter gleich digital erfasst oder die Dokumente digitalisiert. Dies erleichtert die Verwaltung erheblich, spart Platz und macht den Zugriff schneller möglich. Daher müssen auch besonders sorgfältige Datenschutzmassnahmen getroffen werden.  

           

Was genau in die Personalakte aufgenommen wird, ist nur im öffentlichen Sektor und bei der Bundeswehr gesetzlich exakt festgeschrieben. Im privaten Sektor gelten nur Grundsätze die einzuhalten sind. Grundsätzlich darf in die Akte also nur das Arbeitsverhältnis direkt betreffendes Material wie der Lebenslauf, eingeschickte Bewerbungen und Zeugnisse usw... Alles Private ist strikt tabu. Auch gesundheitliche Aspekte dürfen nur bedingt hier aufgenommen werden.

           

Was negative Einträge betrifft, so kommen eventuelle Abmahnungen erst einmal ebenfalls in die Akte. Verhält sich der Arbeiter anschliessend einwandfrei, werden sie wieder heraus genommen. Der Arbeitgeber hat jedoch keine Verpflichtung, den betroffenen darüber zu informieren wenn er etwas an der Personal Akte ändert.

           

Wer also nach seinem Berufsabschluss eine Anstellung findet, wird seine Zeugnisse in dieser Akte wiederfinden wenn er sie einsieht. Jeder Angestellte darf seine Akte einsehen. Er kann dies ohne Angabe einer Begründung und zusammen mit einer Begleitperson jederzeit verlangen. Ist er bei der Firma nicht mehr angestellt, muss in der Regel eine Begründung vorliegen.


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